Trộn Dữ Liệu Từ Excel Sang Word 2007

Trộn thư (Mail Merge) là biện pháp vô cùng công dụng trong tin học văn phòng. Nó cung cấp con người tạo ra thư, thiệp, email, tựa thư con số lớn cấp tốc chóng bằng phương pháp trộn tài liệu từ Excel sang Word. Cầm cố thể, làm cầm nào nhằm tạo thư từ bỏ động qua phương pháp này? Tin học tập MOS đã hướng dẫn chúng ta ngay dưới đây.

Bạn đang xem: Trộn dữ liệu từ excel sang word 2007


Chuẩn bị file trước khi trộn tài liệu từ Excel sang Word

Để hoàn toàn có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn phải có 2 một số loại tài liệu bao gồm: văn bạn dạng Word đựng mã từng phần, bảng tính Excel chứa khá đầy đủ thông tin phải thiết.

*

Mẫu file word dạng thư được tạo

Lưu ý rằng các cột vào Excel yêu cầu trùng khớp với những mã phần tùy chỉnh thiết lập trong Word. Ví như tệp Excel gồm chứa dữ liệu dạng thời gian, giá trị tiền tệ hoặc mã số bưu điện ban đầu hay xong xuôi bằng số 0, hãy chắc chắn rằng rằng mình đã chọn đúng định hình số, ngày, đơn vị chức năng để tránh sự to kềnh cho thư được sinh sản cuối cùng.

*

Bảng tính excel chứa không thiếu thông tin khớp với word

*

Chọn đúng format dữ liệu trước khi trộn

Trộn tài liệu từ Excel sang Word để chế tác thư từ động

Có tương đối nhiều cách để trộn tài liệu từ Excel sang Word. Tuy nhiên, sau thời điểm tổng hòa hợp lại, cách làm nhanh lẹ và dễ dàng nhất được thực hiện như sau:

Bước 1: Mở lá thư, email, phong bì đã biên soạn sẵn vào Word. Vào thẻ Mailings,  chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, suy bì thư,…

*

Ví dụ của chúng tôi chọn bì thư – Envelopes…

Bước 2: Cũng vào thẻ Mailings, chọn Select Recipients và chọn Use an Existing List…

*

Bước 3: 1 vỏ hộp thoại new hiện ra, chúng ta tìm cùng chọn đường dẫn đến tệp Excel chứa thông tin đã chế tác và nhận Open

*

Bước 4: Tại vỏ hộp thoại Select Table click lựa chọn Ok

*

Bước 5: Mở Edit Recipients List để mở hộp thoại máy 3, đào thải bớt người nhận và nhấn Ok, danh sách fan nhận cùng thông tin đã được xác nhận.

*

Bước 6: Tùy từng một số loại văn phiên bản trộn khác biệt sẽ bao gồm thêm phần thông tin khác nhau. Chúng ta cũng có thể tự lựa chọn kiểu địa chỉ hoặc loại chào hỏi sống Address Block Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt con trỏ con chuột tại đúng vị trí của những thông tin.

Xem thêm:

*

Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi đang hài lòng, lựa chọn Finish & Merge để in hoặc gởi mail chung.

*

Trường hợp bạn muốn chỉnh sửa thêm thì lựa chọn Edit Individual Documents để đổi khác từng phần lá thư.

Thực hiện ngừng 7 bước này, việc tạo thư auto bằng giải pháp trộn dữ liệu từ Excel lịch sự Word đang hoàn thành. Các bạn sẽ có được phần lớn bức thư chuyên nghiệp hóa nhanh chóng nhưng mà không tốn những công sức.

Bạn vẫn còn đấy thắc mắc về chức năng này với muốn xem thêm nhiều năng lực tin học văn phòng công sở Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được giải đáp kỹ lưỡng.

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng và công sở MOS – Viện tài chính và thương mại dịch vụ Quốc tế – Đại học Ngoại Thương